Где и как используется ЭЦП

Электронно-цифровая подпись широко используется в современном бухгалтерском и налоговом учете в качестве альтернативы привычным печатям и бумажным вариантам отчетности. Как показывает практика, существует несколько вариантов использования ЭЦП в компаниях различного уровня:

  • Внутренний документооборот. Чаще всего при использовании ЭЦП во внутреннем документообороте подпись применяется для служебных записок, которые направляются на подпись и ознакомление соответствующим сотрудникам предприятия. При этом можно существенно сократить расходы бумаги, тонера и времени на подписание, согласование и ознакомление документами;
  • Обмен документами с контрагентами различного уровня. Во время отправки договоров, счетов-фактур, актов выполненных работ очень удобно использовать не скан-копию документа, а документ, подписанный ЭЦП. Подобное применение электронной подписи позволяет дополнительно подтвердить подлинность документа. При этом обмен соответствующими документами позволяет существенно ускорить процесс подписания и обработки соответствующих документов (особенно это важно для запуска производственных циклов);
  • Сдача налоговой отчетности. Согласно действующего налогового законодательства во время сдачи отчетов (в том числе нулевой отчетности ип или ооо) обязательно применение ЭЦП, которая является электронным подтверждением не только подлинности документации, но и данных, указанных в отчетности;
  • Ведение бухгалтерского учета удаленно. Если бухгалтерский и налоговый учет на предприятии различного уровня (чаще всего ООО или ИП) ведется сторонним бухгалтером, то наличие у него ЭЦП предприятия позволяет без особых проблем и траты массы времени подписать отчеты и своевременно сдать их.

Для того чтобы можно было спокойно работать с электронно-цифровой подписью и распознавать ее (проверять подлинность) используется специальная программа-дешифратор, которая моментально распознает набор символов ЭЦП. Стоит помнить, что работа с ЭЦП (иногда такую подпись на предприятиях называют сертификатом) существенно упрощает процесс электронного документооборота не только при использовании ее штатным бухгалтером, но и при использовании бухгалтерского аутсорсинга, цена которого практически всегда приемлема для ИП и ООО. ЭЦП – это удобно, выгодно и практично, и каждый профессиональный бухгалтер просто обязан иметь ее и уметь ей пользоваться.

 

 

 

 

Опубликовано в Полезные статьи

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*