Авансовый отчет

Одним из видов документации бухгалтерского и налогового учета, при помощи которого можно подтвердить затраты выданных авансом сумм наличных денег при наличии подтверждающей документации, считается авансовый отчет (АО). Заполняется этот документ работником организации, который получил наличные деньги, после чего предоставляется в бухгалтерию с документацией, подтверждающей трату наличных из кассы. После проверки АО и приложенной документации штатным или приходящим бухгалтером авансовый отчет подается на подпись и заверение главе предприятия, после чего проводится списание средств и внесение в соответствующие разделы бухгалтерской отчетности.

Бланк авансового отчета считается унифицированным бухгалтерским документам и находится в свободном доступе в Интернете (называется №АО-1). Наличные денежные средства выдаются через кассу с одновременным заполнением соответствующих документов с обязательным указанием суммы и назначения. Немаловажным моментом является тот факт, что в бухгалтерии обязан быть приказ, в котором указываются лица, имеющие право получать наличные деньги. Средства по АО выдаются на основании командировочных документов и соответствующего приказа.

Как заполняется АО

При ведении бухгалтерии важно знать, как правильно заполнять графы АО. Бланк отчета заполняется с двух сторон. На лицевой указываются реквизиты организации, дата и покупки, ФИО лица, получившего деньги, и предназначение средств. Тут же, на лицевой стороне, важно заполнить таблицу с внесением потраченных сумм, остатка или перерасхода. На обратной — фиксируются документы, при помощи которых можно доказать расходы – чеки, квитанционные бумаги, билеты и т.д.

Даже если на предприятии используется аутсорсинг бухгалтерии, после внесения всех данных в авансовый отчет ответственное лицо вносит в него номера счетов и субсчетов, проверяет данные и подписывает АО.  Важно знать, что средства не выдаются работникам, которые имеют задолженность по ранее выданным отчетам, поэтому оформлять авансовые отчеты и сдавать их соответствующим ответственным лицам необходимо своевременно. Очень часто при проверках предприятия или во время сдачи бухгалтерской отчетности проверяющие требуют авансовые отчеты для того, чтобы не допускать расхода на нецелевые нужды кассовых средств (особенно это актуально на бюджетных предприятиях и организациях).

 

Опубликовано в Основные понятия и определения современного бухучета

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*