Что делать с начисленными и выплаченными отпускными, если сотрудник отозван из отпуска?

В соответствии со статьей 125 Трудового кодекса сотрудник может быть отозван из отпуска. Неиспользованная часть отпуска при этом предоставляется ему в любое время по его желанию в текущем году или присоединяется к отпуску в следующем году.

В таком случае встает вопрос о том, что делать с выплаченными отпускными, а также исчисленными и уплаченными с них налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами?

 

Когда можно отозвать работника из отпуска?

 

Отзыв может осуществляться исключительно с согласия работника. Логично предусмотреть, чтобы согласие на отзыв из отпуска было дано в письменной форме.

Случаи, в которых допускается отзыв, законом не описаны, поэтому его необходимость определяется решением работодателя. Зато описаны случаи, при которых отзыв из отпуска не допускается. Это ограничение распространяется на отзыв несовершеннолетних сотрудников, беременных женщин и сотрудников, работающих во вредных (опасных) условиях труда.

Отказ сотрудника выйти на работу во время отпуска не может быть признан нарушением трудовой дисциплины. Применить к нему взыскание, в том числе и увольнение, по этому основанию нельзя.

 

Что делать с выплаченными отпускными, если сотрудник согласился прервать отпуск?

 

Законодательством этот вопрос не урегулирован. На практике применяются разные варианты его решения. Последствиями применения некоторых из них становятся судебные акты по вопросам налогообложения прибыли.

 

Вариант № 1. Перерасчет отпускных при отзыве из отпуска.

Самым безопасным и удобным способом возврата отпускных будет их добровольный возврат работником в кассу организации (в крайнем случае – удержание отпускных из зарплаты). Бухгалтерия произведет корректировочные начисления по сумме самих отпускных, налогу на доходы и облагаемой базе по страховым взносам. Налоговики в своих письмах рекомендуют придерживаться именно такого порядка.

Пример 1.

Пупкин П.П. убыл в отпуск на период с 1 по 14 июля (на 14 дней).

Ему начислены отпускные из расчета среднедневного заработка 1990,00 руб. в день — 1990,00 руб. * 14 дней = 27860,00 руб.

Начислен и уплачен НДФЛ — 27860,00 руб. * 13% = 3622,00 руб.

С 8 июля Пупкин П.П. отозван из отпуска.

За период с 8 по 14 июля Пупкин П.П. внес отпускные в кассу организации –1990,00 руб. * (14-8+1) дней — 13% = 12119,00 руб.

НДФЛ из общей суммы 3622,00 руб., удержанный ранее за неиспользованные дни отпуска, составил – 1990,00 руб. * 7 дней * 13% = 1811,00 руб.

Начислена заработная плата за июль — 46500,00 руб.

Исчислен налог – 46500,00 руб. * 13% = 6045,00 руб.

Скорректирован налог на сумму уже удержанного за неиспользованные дни отпуска – 6045,00 руб. — 1811,00 руб. = 4234,00 руб.

Уменьшена облагаемая база для исчисления страховых взносов на – 1990,00 руб. * 7 дней = 13930,00 руб.

Рассчитана сумма страховых взносов исходя из уменьшенной облагаемой базы.

 

Вариант № 2. Отзыв из отпуска без перерасчета отпускных.

Этот вариант опирается на буквальное толкование статьи 125 Трудового кодекса, согласно которой работнику не может начисляться заработная плата за время нахождения в отпуске, даже невзирая на то, что в этот период он фактически работал. В этом случае выплаченные отпускные должны быть просто засчитаны в счет зарплаты и производить перерасчеты не требуется. Работник будет догуливать неиспользованную часть отпуска, получив отпускные, рассчитанные исходя из нового расчетного периода.

Несмотря на то, что сотрудник вызван из отпуска не по своей инициативе, а по инициативе работодателя, законодательством не предусмотрена обязанность работника возвращать уже выплаченные отпускные, а работодателю не дано право их удерживать. В такой ситуации работник получит за работу в период отпуска и отпускные, и зарплату. Эти выплаты в целях налогообложения прибыли признаются расходами на оплату труда, каждую из которых разрешено включать в налогооблагаемую базу. Однако законность одновременного включения в состав налоговых расходов обеих выплат налоговыми ревизорами может быть подвергнута сомнению.

 

Отпускные при расчете налога на прибыль

 

Сомнения в законности обусловлены требованиями статьи 252 Налогового кодекса, в которой указано, что суммы, отраженные в составе расходов налогоплательщика, повторно не могут быть включены в состав его расходов. Средний заработок за отпуск и заработная плата включаются в состав расходов на оплату труда, учитываемых в налоговом учете ежемесячно, и не имеет значения, что они учитываются на основании разных пунктов статьи 252 Налогового кодекса.

Ссылаясь на эти нормы, налоговые контролеры интерпретируют начисление отпускных и зарплаты за один и тот же период как нарушение, обязывают администрацию исключить отпускные из состава расходов и доначислить налог.

Суды при споре по этому вопросу между налогоплательщиками и контролерами часто встают на сторону первых. Суды основывают свои решения на том, что Налоговый кодекс не содержит каких-либо ограничений для учета отпускных в составе расходов, а Трудовой кодекс не дает работодателю права удерживать их с работника. Поэтому отпускные должны быть учтены в составе расходов в месяце их начисления и налоговики не имеют права обязывать работодателя производить перерасчет и доначисление налога на прибыль.

В таком случае работник будет догуливать остаток отпуска без его оплаты. А если не будет его догуливать вообще, то невозвращенные (неудержанные) ранее отпускные могут быть признаны компенсацией неиспользованного отпуска, которая, однако, предусмотрена только при увольнении.

 

Пример 2.

Исходные данные возьмем из Примера 1.

Выйдя 8 июля на работу Пупкин П.П. отпускные в кассу не внес, их удержание или зачет в счет зарплаты не производились.

В состав расходов бухгалтерия включила выплаченные отпускные в сумме 27860,00 руб., а также зарплату за июль в сумме 46500,00 руб.

Таким образом, за период с 8 по 14 июля в составе расходов для целей налогообложения на прибыль за 9 месяцев налогового периода были учтены обе суммы.

 

Обратите внимание, что по поводу распределения отпускных в налогооблагаемой базе в случае, когда отпуск выпадает на граничащие отчетные периоды, ФНС и Минфин придерживаются радиально противоположных мнений. Налоговики считают, что эти суммы можно учитывать в налогооблагаемой базе в полном объеме разово, не распределяя их. По мнению финансистов суммы отпускных должны быть распределены в налоговой базе пропорционально продолжительности частей отпуска, приходящихся на каждый из отчетных периодов.

 

Резюме

 

1. Законодательством не урегулирован вопрос о том, что делать с выплаченными отпускными, если сотрудник был отозван из отпуска.

2. Можно доказать отсутствие нарушения во включении в состав расходов одновременно отпускных и зарплаты.

3. Но все же логичнее:

— пересчитать отпускные, НДФЛ, страховые взносы;

— принять от сотрудника в кассу или удержать из зарплаты излишне выплаченные отпускные;

— отпустить сотрудника догуливать неиспользованную часть отпуска, начислив ему отпускные исходя из нового расчетного периода;

— этот порядок закрепить локальным актом или приказом об отзыве сотрудника и под роспись ознакомить с ним отозванного.