Удаленное бухгалтерское обслуживание

Сегодня удаленно работают многие специалисты, и такой способ признан выгодным и эффективным. Практика  бухгалтерского обслуживания не является исключением.  Когда это необходимо и в чем заключаются выгоды и удобства привлечения внештатных бухгалтеров

Всегда на предприятии вторым человеком после директора был бухгалтер. На этой должности лежит такая же ответственность и значительно больший объем работы.  Независимо от интенсивности бизнеса, работники учета всегда имеют занятие. Нужно вести первичный учет, начислять заработную плату, сдавать многостраничные отчеты в контролирующие органы.

Предприниматель или предприятие может демонстрировать чудеса маркетинга и блестящие результаты, но с плохим бухгалтером или без оного все доходы будут уходить на штрафы или налоги.

Чем отличается бухгалтерское обслуживание на месте и удаленная схема обслуживания

Сегодня в одинаковой мере практикуется использование штатных сотрудников бухгалтерии и способ удаленного ведения дел. Привлечение профессиональных бухгалтерских организаций принято на любых предприятиях, от неработающих объектов до бизнеса, имеющего миллионные обороты.

На первом этапе, когда идет поиск бухгалтера или профессиональной аутсоринговой компании риски примерно одинаковы. Они заключаются в том, что трудно с первого взгляда отличить опытных и надежных специалистов от тех, кто говорить умеет лучше, чем работать. При общем недоверии к рекламе, принято искать профессионалов по рекомендациям друзей и знакомых. В отношении штатных бухгалтеров и компаний такие рекомендации даются по разным причинам.

Существуют многочисленные риски приема по рекомендации:

  • Кто-то хочет пристроить своих родственников и знакомых и не слишком объективно судит об их знаниях и работоспособности.
  • Другие хотят избавиться от недобросовестного сотрудника без конфликтов и возможных негативных последствий.
  • Третьи воспользуются случаем внедрить к конкуренту своего человека.
  • Никто и никогда не уволит действительно ценного, знающего и умеющего работать бухгалтера с частного предприятия. Таких бухгалтеров забирают с собой, переходя из одного бизнеса в другой, берегут и скрывают от соперников.

Рекомендация профессиональной организации вполне может быть объективной. В данном случае каждый клиент знает, что он обслуживается не один. С расширением числа предприятий растет опыт и квалификация фирмы, т.е. улучшается качество обслуживания.

В процессе работы руководство компании попадает в зависимость от того, что принято называть человеческим фактором. Бухгалтер может:

  • заболеть;
  • потребовать продолжительный отпуск;
  • уйти в декрет;
  • уволиться.

При одном бухгалтере это ставит под удар всю работу предприятия. Содержание нескольких бухгалтеров не всегда экономически оправдано. Кроме того, бухгалтерия, как и любой женский коллектив, нередко становится местом скандалов, склок и выяснения отношений, которые мешают рабочему процессу и действуют на нервы руководству. Предприятие, заключившее договор с компанией по удаленному бухгалтерскому обслуживанию, всегда получает услуги и не зависит от подобных ситуаций.

Предприниматели нередко сталкиваются с необходимостью перепрофилировать производство. Сегодня они работают как промышленное производство, завтра как складской бизнес, послезавтра занимаются экспортом. Каждый вид деятельности имеет свои особенности и далеко не каждый бухгалтер способен справиться с изменением специализации. В бухгалтерской компании работают специалисты различных направлений.

С точки зрения экономии каждый штатный сотрудник, включая бухгалтерию, обходится недешево. Предприятию придется платить:

  • зарплату;
  • премию;
  • отпускные;
  • отчисления на каждый рубль заработной платы, которые превышают 30% от ФЗП.

Даже при мизерных доходах предприятия официальному сотруднику необходимо начислять ежемесячно не меньше, чем предусмотрено минимальным уровнем оплаты труды (МРОТ).

Тарифы аутсоринговой организации обычно стоят дешевле и зависят от объема выполняемых функций и обрабатываемых документов.

Дополнительная экономия связана с тем, что при удаленном обслуживании не нужно:

  • покупать оргтехнику и канцелярские товары;
  • приобретать и регулярно обновлять бухгалтерские программы;
  • оплачивать услуги ITперсонала;
  • арендовать помещение, оплачивать коммунальные услуги, охрану, уборку, ремонтные работы и так далее.

Риски и последствия ошибок, допущенных в бухгалтерском учете, падают на предприятие или включаются в страховой договор, заключаемый с компанией удаленного обслуживания.

 

Какое бухгалтерское обслуживание обеспечивает удаленная компания

Удаленное ведение бухгалтерии отличается многообразием представляемых услуг, которые отличаются по объему, сферам обслуживания и направлениям работы.

Существует несколько типов договоров на обслуживание, например,:

  • с неработающими или нерегулярно работающими предприятиями, для которых услуги сводятся к своевременному и полному предоставлению отчетов, деклараций и сведений;
  • с предприятиями, имеющими сотрудников для первичного учета, но не обладающими нужным опытом, т.е. функции, выполняемые обслуживающей фирмой, состоят в подведении данных учета, составлении баланса, формы 2, налоговых деклараций и прочей сложной отчетности;
  • ведение полного бухгалтерского и налогового учета с использование бухгалтерских программ, заполнением документов учета, начислением зарплаты сотрудникам, проведением банковских операций и так далее.

Соответственно заключаются различные договора, и устанавливается различная периодичность контактов между заказчиком и исполнителем.

Удаленное бухгалтерское обслуживание предлагает также другие услуги, имеющие разовый или периодический характер, в том числе:

  • аудит бухгалтерского учета перед налоговой проверкой или в случае юридических изменений (закрытие, реорганизация, изменение состава учредителей, увольнение ответственных должностных лиц, подозрения о недобросовестном учете или фактах хищения и так далее);
  • восстановление бухгалтерского учета за предыдущие периоды в случае длительного отсутствия бухгалтера или при утрате данных;
  • разработка схем оптимизации налогов;
  • ведение кадрового учета;
  • обслуживание валютных операций и экспортно-импортных договоров;
  • консультирование по экономическим и финансовым вопросам.

Все перечисленные услуги предоставляются на основе длительных, кратковременных или разовых договоров и в соответствии с учетом индивидуальных особенностей клиента, таких как:

  • сфера деятельности;
  • форма организации (ООО, ИП, АО и так далее);
  • система налогообложения;
  • наличие филиалов и отдельных представительств, точек и объектов;
  • кадровый состав с учетом привлечения иностранных сотрудников;
  • наличие льгот у предприятия и его работников;
  • тип программного продукта для ведения учета;
  • количество и разнообразие форм документации.

Составление договоров на обслуживание учитывает объемы проводимых операций в количественном и денежном выражении. Каждый заказчик имеет возможность выбирать пакет функций, на выполнение которых он рассчитывает. Так, для начинающих деятельность предприятий потребуется организационная работа по постановке всего бухгалтерского учета, разработке учетной политики, заполнению первичных баз в программах, создание учетных регистров, открытие и составление бумажных журналов и форм.

Как организуется удаленная система бухгалтерского обслуживания

 

Предпринимателю или руководителю предприятия гораздо проще найти аутсоринговую компанию, чем опытного бухгалтера, поскольку информация об организациях, предлагающих свои услуги, всегда есть в интернете.

На сайте представляются сведения о компании:

  • стаж работы;
  • перечень услуг;
  • тарифы;
  • количество и специализация сотрудников;
  • опыт работы в различных видах деятельности (торговля, производство, ВЭД, интернет-магазины, сетевые компании, дистрибьюторские фирмы и так далее).

Здесь же находятся все контакты для связи, благодаря которым можно уточнить неясные вопросы или узнать более подробные данные.

У потенциального заказчика есть возможность сравнить различные условия, и это сравнение будет носить объективный характер.

Для найма штатного сотрудника необходимо давать объявления, проводить собеседования. В результате выбирается не самый опытный специалист, а тот, кто умеет понравиться, расположить к себе. О результатах выбора можно будет судить только по истечении некоторого времени. Иногда после этого приходится заказывать услугу по восстановлению бухгалтерского учета за предыдущие периоды от квартала до года.

Выбор достойной компании каждый делает по собственным критериям – привлекательным тарифам, длительности существования, специализации, наличии дополнительного кадрового и юридического обслуживания.

Заключение договора с компанией производится различными способами:

  • при личном посещении офиса компании;
  • во время встречи на нейтральной территории;
  • без личных контактов, в виде переговоров по телефону или другому способу связи.

Последний способ наиболее удобен, если заказчик и исполнитель находятся в разных городах. В этом случае все коммуникационные процедуры осуществляются в виде обмена файлами, электронными базами, телефонных переговоров.

Сразу после подписания договора фирма приступает к оказанию бухгалтерских услуг. Лояльность заказчику гарантирована тем, что от этого зависит репутация компании, и соответственно, ее будущие доходы.

Современные технологии позволяют практически обойтись без бумажных носителей. В бухгалтерском учете используются:

  • электронные сервисы подачи отчетности в ФНС;
  • программы «банк-клиент»;
  • лицензионные бухгалтерские программы, такие как 1-с.

Для ведения учета сотрудникам компании необязательно посещать предприятия.

  • Все договора, счета, фактуры и другие документы направляются по электронной почте,
  • вносятся в базы данных, находящиеся в общем доступе;
  • формируемые отчеты подписываются с помощью электронной подписи и отправляются по адресатам (налоговую службу, органы статистики, вышестоящие организации и так далее);
  • налоги и платежи оплачиваются через интернет сервисы банков;
  • сверки с ФНС производятся в кабинете клиента на официальном сайте службы;
  • зарплата начисляется и перечисляется на карточки сотрудников.

Все перечисленные операции можно совершать, находясь на удалении в сотни километров от обслуживаемого объекта.

Если заказчик остается не удовлетворен уровнем получаемых услуг, он может в дальнейшем не продлять договор и найти другого исполнителя. Это гораздо проще, чем организовать увольнение не справляющегося с обязанностями бухгалтера по собственному желанию или по статье.

Таким образом, заказывая удаленное бухгалтерское обслуживание, предприятия и предприниматели получают квалифицированное обслуживание, экономию расходов на содержание штата, возможность страхования от бухгалтерских ошибок и независимость от сложностей подбора персонала.